Hace unos meses, con cierto escepticismo, me suscribí a la revista digital Medium. Llevaba tiempo considerando hacerlo, pero no terminaba de decidirme hasta que una amiga insistió en que leyera un artículo que, según ella, era imperativo. Lo leí, y finalmente decidí pagar la suscripción. ¿Por qué tanta reticencia? No lo sé con certeza. Pero desde entonces, leo semanalmente un promedio de 15 a 20 artículos. Debo decir que la curaduría de contenido, basada en mis preferencias temáticas, es bastante acertada. Aunque a veces los títulos parecen prometer más de lo que realmente ofrecen, la experiencia de lectura suele ser valiosa. Implementar las sugerencias de los artículos no siempre es sencillo, pero tener una ventana abierta con una buena lectura en mi pantalla es un plus. A pesar de esto, la correspondencia entre título y contenido suele fomentar una lectura rápida y directa. Aprecio que destaquen las citas más valoradas por otros lectores y que los comentarios sean, en su mayoría, honestos y directos.
Quienes nos consideramos lectores, probablemente, nos hemos hecho la pregunta: ¿Podría escribir un artículo así también? Y aunque llevo años redactando pequeños ensayos como este, es la primera vez que me animo a publicarlo en Medium, aventurándome a compartir conocimiento sin más pretensiones.
Un artículo original en Medium fue lo que me motivó a escribir este, y viene de Jake Roper. En octubre de 2023, publicó un artículo titulado "He dedicado 5,000 horas a crear campañas de marketing: aquí te explico cómo obtener resultados confiables." En él decía: “Muchos de nosotros hemos sido condicionados a creer que la creatividad florece en un ambiente de total libertad y espontaneidad. Pero, ¿qué tal si te dijera que el secreto para desbloquear todo tu potencial creativo radica en abrazar cierto nivel de rigidez en tu proceso?” Boom. Rigidez creativa: un conjunto de conceptos que, en principio, parece un oxímoron, una contradicción. Pero allí estaban, y resonaron conmigo. Leí su columna, vi los videos, estudié sus capturas de pantalla y leí los comentarios. Y confirmé algo que ya venía practicando desde que descubrí el “manual” de James Webb Young, "Técnicas para producir ideas."
Pero vamos al grano: desde que tengo uso de razón, he navegado entre la flexibilidad que requieren los trabajos de alta demanda creativa y la necesidad de estructuras que faciliten, multipliquen y mantengan un adecuado control del esfuerzo que conllevan. Es fundamental contar con un sistema organizado para cumplir con promesas y pendientes, gestionando el trabajo con el rigor que cualquier profesión exige. Desde que pintaba camisetas a mano como estudiante universitario, hasta mi trabajo creativo en agencias publicitarias o con mi equipo de mercadeo, la rigidez para mantener ideas ordenadas ha sido una constante. De cierta manera, he tenido un acercamiento metódico, casi a lo Sheldon Cooper en mi niñez y adolescencia. Mantenemos un sistema automatizado que nos permite una visión amplia de cada esfuerzo. Y como el objetivo principal de este escrito es compartir y beneficiar a colegas, les comparto las aplicaciones, técnicas y procedimientos que utilizamos, adaptadas a nuestras necesidades. Aunque sé que existen soluciones integradas para todo tipo de industria, esta es la que mejor se adapta a nosotros. No estar atados a un formato "SaaS Bundle One-Size-Fits-All" nos ha permitido continuar navegando los procesos sin interrupciones.
A continuación, como si se tratara de una receta, les presento las aplicaciones que utilizo, como ingredientes:
Google Workspace (con un gran número de sus apps)
Otros (según se necesiten)
1. Jotform
Si no existe un JOB, no existe en nuestro universo de trabajo. Cada esfuerzo comienza con la apertura de un JOB. En cada solicitud se ingresan datos que nos ayudan a identificar desde el nombre del cliente, quien ya ha pasado por un proceso de “pre-abordaje” con siglas-código, hasta la naturaleza de la asignación o proyecto, departamentos o servicios vinculados, y subtareas que van desde la micro reunión hasta el registro final, una vez se ha recibido el pago. Al abrir un nuevo JOB, el sistema le asigna un número secuencial que acompaña desde las carpetas, los correos, las citas de reuniones y todo lo relacionado con el proyecto. Todo queda encapsulado bajo este archivo en un solo sitio. Aquí puedes ver un video de nuestra forma customizada.
2. Asana
Por medio de Zapier, transferimos los datos a Asana, donde se sincronizan los detalles y se notifica a las partes vinculadas sobre esta nueva entrada. Aunque utilizamos múltiples formas de comunicación, como SMS, WhatsApp, eMail, Google Meet, Slack, entre otros, los datos cruciales se llevan a Asana. Ya sea copiando y pegando desde la fuente, añadiendo hipervínculos o capturas de pantalla, todos los cambios y desarrollos se registran en un solo lugar. Cada JOB se subdivide en partes a completar, como investigación, redacción, diseño, seguimiento, control de calidad, facturación, cobro y cierre, a través de SubTasks. Para JOBS más grandes, con múltiples asignaciones, se abre un JOB Master, y luego se enlazan mediante “Dependencias” los JOBS asociados. En el JOB Master, los SubTasks se convierten en los JOBS adicionales que deben completarse para finalizar el proyecto.
3. Google Workspace
El manejo de los espacios en la nube y sus archivos sigue un enfoque de indexación jerárquico. Cada cliente tiene su DRIVE por separado, con los permisos de acceso correspondientes (controlados por un correo alias), y dentro, los JOBS activos del momento. En este espacio, el cliente tiene acceso no solo al desarrollo de los trabajos, sino también a sus propiedades digitales de marca, formularios o documentos como el manual de marca con sus respectivos logos en distintos formatos, hasta los Status Reports (que se envían todos los lunes) y las minutas.
4. Zoho Books
Finalmente, en este ciclo de servicio y facturación, en el JOB se le asigna la fecha correspondiente de facturación. La persona encargada agrupa varios de estos y factura según el ciclo determinado. A las asignaciones correspondientes y a este conjunto de trabajos se les asigna un número de facturación que los agrupa. Como la versatilidad de Asana es amplia, si es un depósito o factura, se registra adecuadamente. En Zoho, que puede programarse para automatizar facturaciones recurrentes, se nutre de las acciones sincronizadas en Asana por medio de Zapier.
Más que un sistema de doble cotejo, es uno de triple cotejo. Sabemos en qué punto está cada asignación pendiente, y al mantenernos organizados dentro de esta rigidez, nos da espacio para ser creativos sin el estrés de buscar en las junglas digitales de carpetas mal organizadas y archivos finales (finales 01 ad infinitum) que tanto caos pueden causar.
Es importante señalar que, como todo sistema, si no hay disciplina para integrarlo en la cultura organizacional, no funcionará por sí solo. He tenido la oportunidad de trabajar en varios grupos, y cada cual tiene su manera de entender estas dinámicas. Para mí, una de las mayores ineficiencias es tener que invertir gran cantidad de tiempo buscando un archivo que fue nombrado de forma aleatoria o colocado en una carpeta no identificada.
Como todo resultado eficiente, esto requiere inversión de tiempo y familiarización con las plataformas que lo hacen posible. A nosotros, y desde hace casi una década, nos ha funcionado. Existen plataformas equivalentes para todo este conjunto que presento, desde Google Forms hasta otras opciones de contabilidad. La idea central es tener claro el trabajo a realizar, encontrar una manera de reunir los datos para que todos los colaboradores puedan entender el proyecto con solo entrar al JOB y ver su progreso, desde la asignación inicial hasta la entrega final.
Si te interesa una consultoría gratuita de 15 minutos sobre este proceso, puedes hacer una cita y con gusto resolveré cualquier duda que tengas.
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